В стратегии по управлению документооборотом должна учитываться общая картина, а именно рабочее место; вид деятельности, а также риски и требования, связанные с ним. Хорошая новость заключается в том, что существует возможность разработки системы и применения правил таким образом, чтобы данные хранились надлежащим образом, будь то данные, документы или же контент социальных сетей; что в итоге принесет выгоду для бизнеса.
Мы попросили Кэйси Фриндлэй (Cassie Findlay), руководителя проекта рабочей группы, которая разработала данный стандарт, (ISO/TC 46/SC 11/WG 13) предоставить нам информацию по стандарту.
Почему управление данными является настолько важным?
Управление данными всегда имело важное значение, начиная с древнейших времен вплоть до наших дней. Основные причины для хранения данных остались неизменными: учет; эффективное управление бизнесом; защита прав и льгот, а также возможность восстановления событий прошлых лет. В наше время стремительно меняющегося цифрового и интерактивного мира существуют дополнительные причины для более эффективного управления данными: переход к бизнесу, основанному на систематизации данных; открытые правительственные инициативы; общие и совместные услуги. Большее внимание также уделяется корпоративной ответственности и многому другому. Вам нужно только взглянуть на периодичность информационного менеджмента, а также на вопросы доступа и учета, сообщаемые в новостных сводках, для того, чтобы убедиться в том, что сфера работы по управлению данными сейчас актуальна как никогда!
Чем же обоснована публикация нового стандарта ISO 15489-1?
Прошло более десяти лет с момента опубликования предыдущей версии стандарта. Именно в этот период наблюдался наиболее быстрый перевод коммерческой деятельности в цифровой формат. Из этого следует, что данные должны храниться в цифровой среде, и нам необходимо сформировать широкий набор концепций и принципов для оказания поддержки новым подходам.
Например, в связи с изменением бизнес-моделей возникает необходимость в расширении обязанностей по ведению данных, тем самым выводя их за предел организационных и судебных рамок. Эти изменения требуют от специалистов, занимающихся ведением данных, понимания и удовлетворения широкого спектра потребностей заинтересованных сторон. Среди них можно выделить: повышение прозрачности процесса принятия решений со стороны деловых организаций и правительства, клиентов, пользователей услуг, записей субъектов и других сторон, заинтересованных в процессе формирования данных. Вопрос информационной безопасности все больше беспокоит заинтересованных сторон, находящихся как внутри, так и вне организационных границ. Действительно, само понятие «данные» изменилось. Раньше мы, как правило, к данным относили только документы и файлы. Однако на сегодняшний день хранение данных осуществляется в различных формах! Наша работа заключается в правильном изучении документов и данных, представленных в различных формах, и их управлении.
Именно поэтому понятия и принципы, описанные в новом стандарте ISO 15489-1, предназначены для составления, фиксирования и управления данными в этой новой среде в течение определённого периода времени. Однако данный стандарт был разработан для того, чтобы осуществлять управление данными как на бумажных, так и цифровых носителях с использованием технологически-агностического подхода.
Расскажите, пожалуйста, на какую аудиторию ориентирован данный стандарт, и какие основные задачи стоят перед ним?
ISO 15489-1 устанавливает основополагающие понятия и принципы для разработки, внедрения и управления политикой, информационными процессами, которые позволяют людям, организациям, правительству, частным предприятиям и объединениям:
- составлять и фиксировать данные для соответствия требованиям по ведению предпринимательской деятельности;
- предпринимать соответствующие действия, направленные на защиту аутентичности, надёжности, целостности и удобства использования данных, а также их бизнес-контекста и определять требования к их управлению.
Подход, основанный на данных принципах, используемый в ISO 15489-1, сохраняет при этом строго заданное направление, по отношению к тем целям, которые должны быть достигнуты при внедрении стандарта. Данный стандарт является главным среди существующих стандартов и рекомендаций по более конкретным аспектам ведения данных, начиная от метаданных до анализа рабочих процессов. В дальнейшем данный стандарт будет дополняться последующими частями.
Затрагивает ли данный стандарт только одну отрасль или он будет иметь более широкое предназначение?
Стандарт ISO 15489-1 имеет огромное значение. В современном обществе данные играют важную роль. Они лежат в основе корпоративной деятельности, предоставлении государственных и неправительственных услуг и личной жизни. Формирование управления данными является необходимым не только в настоящем, но и в будущем, т.к. без данных архивы не смогут быть сформированы.
От настоящего метода управления данными может зависеть наше будущее. Нет ни одной области, которая не уделяла бы должного внимания управлению данными, в особенности в эпоху цифровых изменений.
Стандарт ISO 15489-1:2016 доступен у Вашего национального члена ISO или в интернет-магазине ISO.
