Cette première Norme internationale relative à la gestion des enregistrements devrait permettre aux utilisateurs, qu'il s'agisse de grandes ou de petites entreprises, des économies de coût et un meilleur management des risques.
Publiée par l'ISO (Organisation internationale de normalisation), la norme ISO 15489, Information et documentation - "Records management", traite des principes de gestion des enregistrements d'archives et de la façon dont les entreprises peuvent établir un cadre pour la mise en place d'un programme complet de gestion des enregistrements.
L'ISO 15489 est constituée de deux parties. La Partie 1 (prix: 86 francs suisses) et la Partie 2 (122 francs suisses) sont disponibles auprès des instituts nationaux membres de l'ISO (voir liste complète avec les contacts) ainsi qu'auprès du Secrétariat central de l'ISO (customerservice@iso.org).
Selon M. Robert McLean, membre du comité technique de l'ISO ISO/TC 46, Information et documentation, Sous-comité 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires, qui a élaboré la norme, l'ISO 15489 améliorera considérablement le mode de gestion des enregistrements des entreprises. "Les organisations d'ampleur mondiale trouveront un intérêt particulier à cette norme véritablement internationale. Des experts d'Europe, d'Amérique du nord, d'Asie et d'Australie se sont accordés pour définir une approche claire et systématique des éléments fondamentaux de la gestion des enregistrements".
"La norme ISO 15489 montre clairement comment une organisation peut systématiquement et efficacement améliorer la gestion de ses enregistrements dans l'optique de soutenir les objectifs de l'entreprise. Les avantages concrets se traduiront, pour la direction, par des réductions de coûts et un meilleur management des risques qui contribueront à mieux gérer les affaires de la société."
La norme établira un langage international commun pour enregistrer et archiver tous les documents que l'entreprise doit conserver, sous n'importe quelle forme, support ou combinaison de support. Il est dans l'intérêt des entreprises, indépendamment de leur taille, du type d'organisation ou du niveau de technologie mis en oeuvre, de revoir leurs activités de tenue d'enregistrement à la lumière des meilleures pratiques que définit la norme.
"La nouvelle norme permet aux entreprises de mettre en place des politiques, des stratégies et des programmes qui garantiront que les ressources d'information auront les caractéristiques essentielles d'exactitude, d'intégrité et de fiabilité," a fait observer ensuite M. McLean.
"Elle démontre que des bonnes pratiques de gestion des enregistrements sont fondamentales pour créer, recueillir et utiliser l'information indispensable à l'organisation pour remplir ses obligations et répondre aux attentes des parties prenantes. La nouvelle norme identifie les éléments clés qui se posent pour conserver l'information et la mettre à disposition d'une manière utilisable et fiable ainsi que sur la façon dont on peut sélectivement et en toute sécurité en disposer au moment approprié."
L'ISO 15489 est destinée aux personnes qui sont chargées d'établir des politiques, des normes et des lignes directrices pour la gestion de l'information dans les organisations, y compris les responsables des enregistrements, les archivistes, les bibliothécaires, les professionnels de la gestion des connaissances, les responsables de bases de données, les administrateurs et ceux qui, au sein des organisations, sont responsables de la supervision des pratiques relatives à la tenue des dossiers.
